Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste, laatimispäivä 20.12.2023 EU:n Tietosuoja-asetus (2016/679)

1. Rekisterinpitäjä

Varsinais-Suomen elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus

Yhteystiedot
Varsinais-Suomen elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus
Itsenäisyydenaukio 2
PL 636
20801 Turku
p. 0295 022 500
[email protected]

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Joukkoliikenteen projektipäällikkö Markus Kivelä
Varsinais-Suomen elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus
Itsenäisyydenaukio 2
PL 636
20801 Turku

ELY-keskusten yhteinen tietosuojavastaava on Sanni Harju, sijainen Mia Niskanen.

3. Rekisterin nimi

Varsinais-Suomen elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksen lippujärjestelmän asiakasrekisteri
Varsinais-Suomen elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksen lippujärjestelmän verkkopalvelun asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Lippujärjestelmän asiakasrekisteri:

Tietoja käytetään Varsinais-Suomen elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksen joukkoliikenteen ja asiakkaan välisen asiakassuhteen hoitamiseen ja palvelun toteutukseen. Asiakkaan yksilöintitietoja käytetään henkilökohtaisen matkakortin osto-oikeuden tarkistamiseksi ja asiakkaan henkilökohtaisen asioinnin oikeellisuuden varmistamiseksi.

• henkilökohtaisen matkakortin luovutuksessa, jossa todetaan ja perustetaan asiakkaan osto-oikeus.
  • henkilötunnuksella tarkastetaan KELA:lta osto-oikeus koulumatkatuettuun lipputuotteeseen.
• kadonneen matkakorttitunnisteen sulkemisessa
• vioittuneen matkakorttitunnisteen vaihtamisessa
• löytyneen matkakorttitunnisteen omistajan tunnistamisessa
• asiakkaan tunnistamisessa matkakorttitunnisteeseen liitettyjen lipputuotteiden hyvittämistilanteissa ja virhetilanteiden selvityksen yhteydessä
• asiakkaan lipputuotteen lataustapahtumien ja mahdollisten näyttötapahtumien tarkistamisessa
• henkilökohtaisen lipputuotteen matkustusoikeustietojen tuomisessa verkkopalvelusovellukseen asiakkaan hakupyynnön perusteella.
• matkakorttitilin sulkemisessa asiakassuhteen päättyessä
• asiakkaan tunnistamisessa asiakassuhdetta päätettäessä.

Verkkopalvelun ja mobiilipalvelun asiakasrekisteri:

Tietoja käytetään palvelun tuottamiseen ja toteutukseen (matkakorttitunnisteelle tai mobiililipputunnisteelle ladattavat tuotteet), sekä asiakkuuteen liittyvässä yhteydenpidossa. Asiakkaan yksilöintitietoja käytetään asiakkaan henkilökohtaisen asioinnin oikeellisuuden varmistamiseksi.
Henkilötunnuksen käytön perusteina on asiakkaan luotettava tunnistaminen yksilöidysti rekisteristä hänen ja rekisterinpitäjän sekä joukkoliikenneviranomaisten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen varmistamiseksi.

• asiakkaan lipputunnisteen lataustapahtumien ja mahdollisten näyttötapahtumien tarkistamisessa
• koulumatkatuetun lipputuotteen osto-oikeuden tarkistamisessa KELA:lta.
• henkilökohtaisen tunnisteen tietojen tuomisessa verkkopalvelusovellukseen asiakkaan hakupyynnön perusteella.
• asiakkaan tunnistamisessa asiakassuhdetta päätettäessä.

Henkilötietojen käsittelyperusteena ovat ensisijaisesti sopimuksen täytäntöön paneminen ja Varsinais-Suomen elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksen, rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut ja niiden toteuttaminen. Käsittely voi olla tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi ja/tai rekisterinkäyttäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

Tietoja voidaan käyttää myös rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnittelu-, kehittämis- ja tilastointitarpeisiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Lippujärjestelmän asiakasrekisteri:

Sisältää Varsinais-Suomen elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksen joukkoliikenteen asiakkaita koskevat seuraavat tiedot:
(Tietoihin sisältyy paikannustietoa sisältävää matkustustietoa.)

Asiakastiedot

• asiakkuuden alkamis- ja päättymispäivämäärä
• asiakkaan yksilöintitiedot: nimi, koti- ja asuinkunta, osoite, kielisyys
• mahdolliset puhelinnumerot ja sähköpostiosoite

Matkakorttitunnisteen perustiedot

• matkakorttitunnisteen numero
• matkakorttitunnisteen rekisteröintipäivämäärä
• matkakorttitunnisteen lopetuspäivämäärä sekä syykoodi matkakortin lopettamiselle

Tunnisteen tapahtumahistoria

• toteutuma- ja rahatapahtumatiedot
• matkakortin luovutushetki
• kausiluonteisten lipputuotteiden käyttöönottotiedot (lipun voimassaolotieto)
• sarjaluonteisten ja laskutettavien lipputuotteiden tapahtumatiedot
• viimeinen käyttötapahtuma (päivämäärä, kellonaika ja lipputuote sekä linja, jolla korttia on käytetty)
• mahdolliset käyttöyritykset (leimaus kortinlukijalla ei ole onnistunut, syykoodi)
• tunnisteen tilatiedot (suljettu, avattu, löytynyt, viallinen, korvattu uudella tms.)

Verkkopalvelun ja mobiilipalvelun asiakasrekisteri:

Sisältää asiakkaita koskevat seuraavat tiedot
(Tietoihin sisältyy paikannustietoa sisältävää matkustustietoa.):

Asiakastiedot

• asiakkuuden alkamis- ja päättymispäivämäärä
• asiakkaan yksilöintitiedot: nimi, koti- ja asuinkunta, osoite, kielisyys. Vahva tunnistautuminen vaatii verkkopankki-, tai henkilötunnuksen, mutta niitä ei tallenneta lippujärjestelmän rekistereihin.
• mahdolliset puhelinnumerot ja sähköpostiosoite

Tunnisteen perustiedot

• matkakortin/tunnisteen numero
• asiakkaan matkakortti-/tunnistekohtainen käyttäjäryhmä (osto- oikeudet) ja sen mahdollinen määräaikainen voimassaoloaika
• matkakortin/tunnisteen tapahtumahistoria
• toteutuma- ja rahatapahtumatiedot
• matkakortille/tunnisteelle tehdyt lataukset
• kausiluonteisten lipputuotteiden käyttöönottotiedot (lipun voimassaolotieto)
• viimeinen käyttötapahtuma (päivämäärä, kellonaika ja lipputuote sekä linja, jolla korttia on käytetty)
• tunnisteen tilatiedot (suljettu, avattu, löytynyt, viallinen, korvattu uudella tms.)

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakasrekistereiden asiakastiedot saadaan asiakkaan suostumuksella häneltä itseltään, alaikäisen huoltajalta, asiakkaan valtuuttamalta henkilöltä tai väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmästä. Henkilötietoja voidaan päivittää edellä mainituista järjestelmistä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajien ryhmät

Tietoja on mahdollisuus luovuttaa rekisterinpitäjälle, viranomaiskäyttäjille ja järjestelmäpalveluiden tuottajille tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 kuvattuihin käyttötarkoituksiin. Koulumatkatuetun lipputuotteen osto-oikeuden tarkastamiseksi henkilötunnus välitetään WalttiPro rajapinnan kautta KELA:lle.

8. Tietojen siirto Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ei tietojen siirtoa ETA-alueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet ja henkilötietojen säilytysaika

Lippujärjestelmän asiakasrekisteri:

Rekisterinpitäjän ja järjestelmätoimittajan kesken on tehty sopimus tietosuojasta. Järjestelmäntoimittajat hoitavat asiakasrekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.

Asiakkuuden päättyessä asiakastiedot poistetaan heti, jolleivat muut lainsäädännölliset velvoitteet estä tietojen poistamista. Tietojen poistamisen jälkeen reklamointi, hyvitykset ja virhetilanteiden selvittäminen eivät ole enää mahdollisia.

Verkkopalvelun ja mobiilipalvelun asiakasrekisteri:

Rekisterinpitäjän, viranomaiskäyttäjien, kaupassa myytävien tuotteiden tuoteomistajien ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta. Järjestelmäntoimittajat hoitavat asiakasrekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.

Asiakkuuden päättyessä asiakastiedot poistetaan heti, jolleivat muut lainsäädännölliset velvoitteet estä tietojen poistamista. Tietojen poistamisen jälkeen reklamointi, hyvitykset ja virhetilanteiden selvittäminen eivät ole enää mahdollisia.

Käyttöoikeudet ja niiden hallinta

Käyttöoikeudet asiakasrekistereihin sitä työtehtävissään tarvitseville joukkoliikenneyksikön ja sen asiakaspalvelupisteiden henkilökunnalle määrittelee Varsinais-Suomen elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksen pääkäyttäjä ja hänen valtuuttamansa vastuuhenkilöt.

Toimeksiantoon perustuen asiakasrekistereiden tietoja käsittelevien henkilöiden (esimerkiksi muut mahdolliset palvelupisteet) käyttöoikeudet määritellään toimeksisaajan ja Varsinais-Suomen elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksen välisessä toimeksiantosopimuksessa mainituin periaattein.

Käsittelijät noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus jatkuu asiakastietojen käsittelyä sisältävien työtehtävien tai palvelussuhteen päätyttyä.

Käytön valvonta

Käytön valvonnan rekisterillä valvotaan työtehtävien mukaista rekisterin käyttöä ja käytön yrityksiä. Valvontaan tarvittavia tietoja tallennetaan sekä tietokantaan että tiedostomuotoiseen lokiin. Palvelun osajärjestelmät muodostavat lokia ohjausparametrien mukaisesti. Lokitiedostoja säilytetään tiedostojärjestelmässä, johon on käyttöoikeuksin rajattu pääsy (luku- tai kirjoitusoikeudet) palvelun ylläpidosta vastaavilla henkilöillä.

Lokitiedostoja säilytetään pääsääntöisesti yhdeksän (9) kuukauden ajan.

Rekistereiden käytöstä tallennetaan tietokantaan tiedot käytönvalvontaa varten (käyttäjätunnus, aikaleima, hakuehto ja syy). Tietokantaan tallennettujen tietojen avulla voidaan seurata ja raportoida asiakasrekistereiden asianmukaista käyttöä. Tiedoista tuotetaan käytön seurantaan tarvittavat raportit. Tiedostomuotoiseen lokiin tallennetaan käyttäjä- ja päiväkohtaisesti asiakastietoihin tehdyt haut ja muutokset sekä kyselyn tehneen käyttäjän yksilöintitiedot.

Tekninen ylläpito

Järjestelmäntoimittajat vastaavat, että asiakasrekisteri säilyy teknisesti eheänä. Järjestelmään liittyen teknistä tietoa tarvitaan järjestelmän teknisen käytettävyyden ja eheyden ylläpitoon ja varmistamiseen. Teknisinä tietoina tallentuvat laitteen tuottamat tapahtumat. Teknisinä tietoina ei kerätä eikä talleteta henkilötietoja.

Käytettävyyden varmistaminen

Tiedot suojataan tahalliselta ja tahattomalta tuhoutumiselta (mm. keskuslaitteet ovat lukituissa tiloissa, joihin on kulunvalvonta, ja tiedostoista varmuuskopiot erillisessä paloturvallisuusosastossa) ja tietojen eheys hoitamalla suojaus teknisen ylläpitotietojen ja tapahtumatietojen kautta. Järjestelmän sisäiset tietoyhteydet on toteutettu suljetuin verkoin. Ulkopuoliset yhteydet on suojattu palomuurein. Järjestelmää ja sen tietoyhteyksiä valvotaan 24 tuntia vuorokaudessa.

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Kun rekisteröity kirjautuu sisään verkkopalveluun tai mobiilipalveluun, hänellä on aina nähtävillä suurin osa niistä tiedoista, joita palvelu hänestä sisältää.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tarkistaa, mitä järjestelmän asiakasrekisteriin hänestä on tallennettu. Tarkistuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti. Tarkistusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko periä kohtuullisen maksun, ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset, tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus.

Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisteröity voi päivittää omia perustietojaan sekä järjestelmän asiakasrekisteriin että verkkopalvelun ja mobiilipalvelun asiakasrekisteriin. Siltä osin kuin rekisteröity voi toimia itse, hänen on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekistereissä oleva, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto.

Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tietoja itse, korjauspyyntö tehdään tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita Varsinais-Suomen elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin kuin tietojen käsittelemisen perusteena on Varsinais-Suomen elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksen ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Varsinais-Suomen elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Jos rekisteröity on itse toimittanut matkakorttijärjestelmän asiakasrekisteriin sekä verkkopalvelun ja mobiilipalvelun asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Varsinais-Suomen elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksen tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti.

11. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä palvelupisteeseen, Varsinais-Suomen elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukseen sähköpostitse osoitteeseen: [email protected]
tai postitse osoitteeseen:

Varsinais-Suomen elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus
Joukkoliikenneasiat
PL 636
20101 TURKU

Varsinais-Suomen elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja- asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).